Privacyverklaring

Algemeen

Het Huurteam Fryslân is een onderdeel van Huurdersbelang Fryslân (voorheen: Huurdersvereniging De Bewonersraad Friesland). Huurdersbelang Fryslân is een vereniging en behartigt de belangen van huurders. Wij zijn gevestigd aan Fonteinland 11, 8913 CZ te Leeuwarden.

Om contact met jou te onderhouden en/of doordat je gebruik maakt van onze diensten, of zelf deze gegevens aan ons hebt verstrekt, ontkomen we er niet aan om persoonsgegevens van jou te verwerken.

Hierna vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij kunnen verwerken: voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie en telefonisch en je bankrekeningnummer.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Het Huurteam Fryslân verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Om diensten bij je af te leveren;
Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
Je te informeren over wijzigingen van onze diensten;
Verzenden van onze nieuwsbrief;
Het afhandelen van de betaling voor de diensten van Huurteam Fryslân (bijvoorbeeld de verschuldigde leges bij procedures Huurcommissie)

Regelgeving

Op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens hebben wij onder meer te maken met de volgende wet- en regelgeving:

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 25 mei 2018
vrijwilligersovereenkomsten.

Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle gegevens die herleidbaar zijn naar een persoon. Bijvoorbeeld de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto.

Wij vragen nooit om bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld het Burger Service Nummer (BSN), gezondheids- of medische gegevens en de gegevens van kinderen.

Gronden voor de verwerking van persoonsgegevens

De AVG kent 6 algemene grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens:

toestemming van de betrokken persoon
de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
de gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting
de gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen
de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag
de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen.

Verwerken van persoonsgegevens

Onder het verwerken van persoonsgegevens verstaat de wet: het verzamelen, opslaan, inzien, delen, koppelen, gebruiken, wijzigen, verwijderen enzovoort; kortom, alles wat we doen met persoonsgegevens. Volgens de wet moeten we zo min mogelijk persoonsgegevens verwerken, de zogeheten: dataminimalisatie.

Het Huurteam Fryslân maakt gebruik van administratieve computersystemen ten behoeve van het onderhouden van contact met klanten en het informeren van klanten over de voortgang van de gevraagde ondersteuning.

Database ten behoeve van het versturen van online nieuwsbrieven: Het Huurteam Fryslân gebruikt een database ten behoeve van het informeren van bestaande cliënten met betrekking tot hun huursituatie.

Papieren dossiervorming: Het Huurteam Fryslân gebruikt een papieren systeem als back-up voor het geautomatiseerde systeem. Tevens wordt dit systeem gebruikt ter uitvoering van de werkzaamheden tijdens hoorzittingen bij de Huurcommissie.

Door het gebruik van deze middelen kunnen wij onze cliënten hiermee snel en doeltreffend van dienst zijn met een minimale impact op de schending van de privacy. Zonder het gebruik van deze systemen kunnen wij de werkzaamheden voor de uitvoering van de overeenkomst tussen klanten en het Huurteam Fryslân niet uitvoeren. Wanneer klanten gegevens verstrekken geven zij ons uitdrukkelijke toestemming deze gegevens te verwerken ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst. Wanneer klanten van het Huurteam Fryslân geen gegevens verstrekken kan er geen ondersteuning worden geboden. Het is klanten niet verplicht gegevens te verstrekken.

Websites van Huurdersbelang Fryslân

Er zijn twee websites van Huurdersbelang Fryslân waarmee je te maken kunt krijgen. Dit zijn:

www.huurteamfryslan.nl. Dit is de website die je nu bezoekt. Wij maken gebruik van cookies. Deze hebben als doel om gegevens te verzamelen voor onze webstatistieken. De op personen herleidbare gegevens worden niet bewaard en niet gedeeld met derden. Via de chat ben je alleen herleidbaar als je daar persoonsgegevens zelf achterlaat. Dat geldt ook wanneer je via de contactformulieren contact met ons opneemt. In die gevallen worden de door jouw verstrekte gegevens alleen gebruikt om de aangevraagde dienst uit te voeren en/of contact op te nemen.
www.huurdersbelangfryslan.nl

Privacy: een serieuze zaak

Het Huurteam Fryslân neemt je privacy serieus en hanteert een strikt privacy beleid.

Wij staan open voor (relevante) opmerkingen en commentaar op de informatie die je op onze website(s) aantreft. De algemeen directeur is belast met het interne toezicht op ons privacybeleid. Ook handelt de algemeen directeur vragen en klachten af van mensen binnen en buiten onze organisatie over de verwerking van privacygegevens.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Huurteam Fryslân en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je opmerkingen of vragen daarover stuur je aan de functionaris gegevensbescherming naar:

Huurdersbelang Fryslân
de algemeen directeur/ gegevensbescherming
Fonteinland 11
8913 CZ Leeuwarden

Bewaartermijnen gegevens

Huurdersbelang Fryslân bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk, in geen geval langer dan de wettelijk toelaatbare termijn van 7 jaar.

Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij hebben je persoonsgegevens nodig voor:

registratie van je vraag of klacht of verzoek tot ondersteuning;
versturen van informatie, brieven en digitale nieuwsbrief;
afhandelen van geschillen en klachten;
(woning)marktonderzoek;
onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening;
intern beheer van de organisatie (bijvoorbeeld managementinformatie);

Digitale nieuwsbrief

Heb je jouw e-mailadres aan ons verstrekt? Dan sturen wij je periodiek de digitale Nieuwsbrief, als je daarvoor bent aangemeld. Wanneer je jezelf afmeldt voor het digitaal ontvangen van de Nieuwsbrief, wordt je e-mailadres van onze verzendlijst voor deze uitingen verwijderd.

Surf- en klikgedrag

We kunnen informatie verzamelen over jouw bezoek aan onze websites. Bijvoorbeeld de pagina’s die je bekijkt, de koppelingen (links) waarop je klikt en de andere acties die je onderneemt. Zoals het invullen van een formulier of het uploaden van een document.

Met deze informatie kunnen wij onze websites beter afstemmen op de behoeften van de bezoekers.

Daarnaast verzamelen we bepaalde standaardinformatie die je browser verzendt naar elke website die je bezoekt. Zoals het type en de taal van de browser, de tijd van het bezoek en het webadres van waaruit je onze website bereikte. De website van Huurteam Fryslân bevat geen content van derde partijen, zoals widgets, plug-ins of embedded content. Lees hier welke cookies wij gebruiken.

Gegevens aan derden

Wij verstrekken alleen gegevens aan derde partijen die door ons zijn ingeschakeld voor de werkzaamheden genoemd onder ‘Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?’ Hierbij kan je denken aan de verspreider van onze post en de drukker die uw NAW-gegevens ‘inprint’ in onze brieven of op onze enveloppen. Wij verstrekken in dat geval alleen je contactgegevens (naam, adres, woonplaats).

Als een andere partij werk voor het Huurteam Fryslân verricht moet deze partij zich contractueel hebben verplicht om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens.

Gegevensbeveiliging

De veiligheid van persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit. Jouw gegevens, die bij De Bewonersraad zijn opgeslagen, worden daarom door ons beschermd. Dit doen wij met technische en organisatorische maatregelen om verlies of misbruik door derden effectief te voorkomen. Onze medewerkers die deze persoonlijke gegevens verwerken, zijn tot geheimhouding van gegevens verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van je gegevens controleren wij regelmatig. Wanneer nodig passen we dit aan de nieuwste stand van de techniek aan. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Daarbij worden in elk geval de wettelijke minimum bewaartermijnen in acht genomen. Zodra deze persoonsgegevens niet meer nodig zijn, vernietigen we deze. Of we bewaren ze op een zodanige manier, dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon. Dit doen we alleen voor statistisch of trendonderzoek. Deze principes gelden ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

Wat zijn je rechten?

Elke klant van het Huurteam Fryslân heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming als het gaat om de verwerking van zijn persoonsgegevens. Een verzoek tot inzage kan via e-mail, de website of een brief. Daarna krijgt de verzoeker een volledig overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens.

Geen inzage

De navolgende gegevens worden niet overgelegd:

persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik
persoonsgegevens van derden.

Verzoeken tot correctie en verwijdering

Correctie van persoonsgegevens kan alleen als de gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook als de gegevens overbodig zijn voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld kunnen we deze aanpassen of verwijderen. Dat geldt natuurlijk ook wanneer de gegevens in strijd met de wet zijn verwerkt. Is het correctieverzoek terecht? Dan voeren wij de wijzigingen zo snel mogelijk door.